Архив

Документы учреждения образования «Белорусский государственный медицинский университет» представляют историческую, научную и социальную ценность, входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Основными задачами архива университета являются:

• комплектование (порядок подготовки к передаче документов и дел), учет, обеспечение сохранности и использование документов, подготовка и передача дел постоянного хранения в государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь», а также создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам (описи, исторические справки и др.);
• исполнение запросов организаций и заявлений граждан о периоде работы, учебы и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдача архивных справок.

Порядок подготовки к передаче документов и дел в архив университета.

Передача и прием документов и дел осуществляется в соответствии с Законом об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь (от 25.11.2011 № 323-З в ред. от 18.04.2022 № 163-З), Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь (от 19.01.2009 № 4 в новой ред. от 30.04.2024 № 25).

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив университета.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных дел.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

Объем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.

Протоколы группируются в дела отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и другое) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2024 год, составленный в 2023 году, или отчет за 2024 год, составленный в 2025 году, должны быть отнесены к 2024 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - ответный документ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства.

Лицевые счета по начислению заработной платы работникам университета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий работников в пределах СП.

Оформление дел проводится работниками СП, в которых они формируются или были сформированы.

Полное оформление дела предусматривает:

• систематизацию документов дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление внутренней описи документов дела;
• составление листа-заверителя дела;
• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
• подшивку или переплет дела;

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов, арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно. 

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Лист с плотно наклеенными документами, в том числе фотографиями, вырезками, выписками нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Подшитые в дело конверты с вложения нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (каждый лист вложения в конверте).

При наличии большого количества ошибок (более 20) в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа.

Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, которые указываются строчными буквами без пробелов.

Во внутренней описи документов дела указываются порядковые номера документов в деле, даты, регистрационные индексы, названия и (или) заголовки документов и номера листов дела, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) во внутренней описи допускается не указывать.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела.

В конце внутренней описи документов делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается лицом, составившим внутреннюю опись документов дела и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи документов дела, составленная по установленной форме внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и другое) отражаются во внутренней описи документов дела в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая внутренняя опись документов дела и (или) итоговая запись к внутренней описи документов дела. Предыдущие внутренние описи документов дела и итоговые записи к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела.

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи документов дела (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с накленными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложений (листов вложений). Количество листов внутренней описи документов дела указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).

Лист-заверитель дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись посредством оформления нового листа-заверителя дела. Предыдущая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле.

При оформлении обложки дела соблюдаются следующие правила:

Наименование вышестоящей организации, университета и структурного подразделения (общественной организации) указываются полностью в именительном падеже.

Если в период формирования дела наименования вышестоящей организации, университета или структурного подразделения изменялись, то прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование.

Индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел университета. При пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним.

Если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер.

В заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

В заголовках дел с личными карточками уволенных работников или лицевыми счетами по начислению заработной платы работникам, состоящих из нескольких томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами.

Датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами включают только год. Датой дела, содержащего один документ, является дата этого документа, указываемая в заголовке дела.

Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

Количество листов в деле выносится на обложку из листа-заверителя дела, срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел университета.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений.

При передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив университета в присутствии работника структурного подразделения. В всех экземплярах описи дел в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Дела доставляются в архив университета работниками структурных подразделений..